N 1/68 2019 электронная версия


N 1/68 2019

Свободный доступ к электронной версии для всех зарегистрированных посетителей сайта

Архивы

Журнал «Профессиональная уборка. Оборудование, материалы, технологии»

Зарегистрирован Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций 30 июля 2001 года, свидетельство ПИ № 77-9508

Адрес для корреспонденции: 191036, Санкт-Петербург, а/я 58, ООО «ПАРТНЕР Санкт-Петербург»

Электронная почта: ur.a1563768509krobu1563768509forp@1563768509noiti1563768509de1563768509

ТЕХНОЛОГИИ ПРОТИВ МОШЕННИКОВ

В клининговой компании Advantage Maintenance из Коннектикута почти десятилетие были трудоустроены… призраки, но ее владелец Том Уиликинсон даже не догадывался об этом. Штат компании насчитывал порядка 500 человек, часть из которых фактически не работала, получая зарплату на протяжении десяти лет. Содержание фиктивных сотрудников обошлось этой компании почти в один миллион долларов.

Уилкинсон обнаружил тщательно продуманную схему, в которой были заподозрены сотрудники управленческого уровня. Несовершенство процессов управления и контроля, построенных на устаревших бумажных ведомостях учета рабочего времени, просчеты при оформлении документов в процессе найма линейного персонала и начисления заработной платы позволили нечестным сотрудникам незаметно воровать у компании в течение длительного периода времени.

По словам Уилкинсона, безрассудным было позволить отделу начисления заработной платы обрабатывать заявления о приеме на работу, не увидев новых сотрудников и не поговорив с ними. Согласно заведенному в Advantage Maintenance порядку, менеджеры объектов встречались с претендентами на рабочем месте и собирали заявления и документы, удостоверяющие личность. Если удостоверение личности признавалось подлинным, то человек принимался на работу, что не противоречило трудовому законодательству США. Для начисления зарплаты, выплачиваемой посредством бумажных чеков, прямого депозита или карт для тех, у кого не было банковских счетов, администрация компании использовала бумажные носители учета рабочего времени.

Затем региональные менеджеры распределяли эти зарплаты или платежные карточки между сотрудниками, которых они непосредственно контролировали. В свою очередь административный персонал контролировал затраты на оплату труда и другие расходы на основе предоставляемых менеджерами отчетов. Всегда, за небольшим исключением, фактические данные соответствовали бюджету, что не возбуждало подозрений, и поэтому никто не выходил на объекты для проверки реального количества сотрудников на объектах. Так было до тех пор, пока у руководства компании не возникло сомнений относительно методов работы менеджера одного из объектов.

Уилкинсон лично отправился на объект, чтобы определить точное количество человеко-часов, необходимых для обслуживания этого объекта и сравнить, с тем, что выплачивается на самом деле. По его оценкам, за последние три года его компания оплатила значительно больше человеко-часов, чем нужно было на самом деле, что указало на мошенничество. «После увольнения менеджера этого объекта, мы прекратили платить тем, кого сочли «мертвыми душами», – рассказал Уилкинсон. «Наша идея была проста: посмотрим, кто не появится в офисе, чтобы пожаловаться, что им не заплатили за работу». В итоге, по словам Уилкинсона, никто так и не появился, что подтвердило наличие в компании «призраков».  «Для уборки этого объекта было выделено девять человек, и затраты на оплату их труда были заложены в бюджет. Наше расследование показало, что на самом деле там работало семь человек плюс две „мертвые души“», – добавил он.

По оценкам Уиликинсона, несуществующие сотрудники обошлись компании почти в $1000000 убытков за десятилетний период. Он уверен, что этого можно было бы избежать, внедрив в практику IT-решение TeamTime  компании TEAM Software – автоматизированную систему учета рабочего времени, интегрированную в WinTeam — основное программное обеспечение для управления финансами, операциями и персоналом, специально разработанное для компаний, занимающихся обслуживанием недвижимости и охранных предприятий.

Кроме отсутствия  необходимости в бумажных расписаниях и ручном вводе данных, IT-решение, подобные TeamTime, сокращают количество ошибок и оперативно подготавливают информацию о трудозатратах для расчета заработной платы, выставления счетов и составления отчетов.

Теперь все сотрудники Advantage Maintenance должны использовать TeamTime для входа и выхода из рабочих мест. Для этого некоторые их них должны звонить по телефону, другие используют мобильное приложение TEAM с функцией GPS, отмечающее их прибытие на объект. На крупных объектах внедрено другое решение TEAM Software – TeamTime Portal, использующее биометрические данные – отпечатки пальцев и изображение лица. Таким образом происходит как проверка личности, так и регистрация выхода конкретного сотрудника на объект.

Эти, как их называет Уилкинсон, «охотники за приведениями на объектах»  позволяют компании Advantage Maintenance точно определять время и количество персонала, необходимого для обслуживания того или иного объекта.

 

По материалам cleanlink.com

 

 

«Профессиональная уборка. Оборудование, материалы, технологии», № 4/67 2018